Melhorar a publicação dos resultados escolares no Togo

Publicação dos resultados escolares no Togo: O caso do Ministério do Ensino Primário, Secundário e Técnico

Embora as crises no Togo tenham impedido o progresso da educação, o governo continuou a empenhar-se no desenvolvimento de estratégias educativas eficazes. O progresso do sistema educativo do Togo implica a resolução de vários desafios. Entre estes, contam-se o baixo acesso e a falta de equidade nas zonas rurais, as baixas taxas de conclusão do ensino secundário e a fraca cobertura dos programas de alfabetização. A estratégia de educação do governo para 2014-2025 centra-se em quatro objectivos principais: (i) desenvolver um ensino básico de qualidade para atingir o ensino primário universal até 2022, (ii) alargar a cobertura do ensino pré-escolar nas zonas rurais e mais pobres, (iii) desenvolver o segundo ciclo do ensino secundário de qualidade, cursos técnicos, profissionais e superiores, e (iv) reduzir a taxa de analfabetismo. O plano do sector da educação do Togo define vários princípios orientadores, um dos quais inclui Melhorar a gestão e a governação do sistema educativo, implementando um sistema de informação fiável, descentralizando a gestão e aumentando a responsabilidade e a transparência (GPE, 2024). Uma área em que os países se estão a esforçar por equilibrar transparência, privacidade e acesso é a dos resultados dos exames. Antes do recente aumento do enfoque na proteção da informação pessoal, muitos países publicavam os resultados dos exames publicamente em plataformas mediáticas, com os alunos identificados através de números de identificação. Em muitos países, os alunos são agora obrigados a obter a sua declaração de resultados nas escolas que frequentam ou a aceder através de portais de exames em linha, o que favorece uma maior privacidade, mas pode levar a problemas de acesso, dependendo da infraestrutura tecnológica de cada país, criando uma procura de soluções inovadoras que se adaptem ao contexto local.

Antes de 2007, o processo de exames escolares no Togo era gerido manualmente. Esta abordagem apresentava várias limitações e ineficiências e, entre 2007 e 2023, registou-se uma mudança significativa, uma vez que o processo passou a ser informatizado.

Todos os anos, cerca de 498 000 candidatos realizam os três principais exames escolares no Togo (Annuaire Statistiques scolaires, 2023). A partir de 2024, os resultados dos exames são registados e armazenados numa base de dados nacional DHIS2. Apesar do avanço para a informatização, persistiram desafios. Com a consulta manual, havia o custo elevado da impressão de listas e o desafio logístico de transportar essas listas da sede central para vários centros em todo o país. Os candidatos tinham de se deslocar a esses centros para verificar os seus resultados, o que conduzia frequentemente a listas danificadas por estudantes insatisfeitos e à aglomeração de pessoas à volta dos quadros de avisos. Quando a consulta por SMS foi introduzida, surgiram novos problemas. O sistema ficou frequentemente congestionado durante a publicação dos resultados, o que levou a tempos de resposta lentos do servidor. O elevado custo da utilização do SMS era um encargo para o cidadão comum e muitos pais consideraram o processo difícil de utilizar.

Solução proposta

Tendo em conta os dados da Entidade Reguladora das Comunicações Electrónicas e dos Correios, com mais de 5,8 milhões de assinaturas móveis e uma taxa de penetração móvel de 75,55%, foi proposta uma nova solução: consulta através de um Chatbot WhatsApp, ligado a uma base de dados DHIS2 onde os resultados dos exames são armazenados ao nível de cada aluno. Este método oferece uma consulta gratuita e tempos de resposta rápidos. O WhatsApp é muito utilizado pelos estudantes, o que o torna uma plataforma acessível para o anúncio dos resultados. O custo é mínimo, os resultados estão disponíveis 24 horas por dia, 7 dias por semana, e o processo é mais fácil de utilizar do que o tradicional SMS.

Funcionalidade e experiência do utilizador

O WhatsApp Chatbot oferece um processo simplificado e eficiente para a consulta de resultados:

1. Interação com os alunos: Os alunos enviam o seu número de exame e nome para o chatbot.
2. Verificação: O chatbot verifica as informações com base na base de dados DHIS2.
3. Anúncio do resultado: Uma vez verificados, o chatbot envia os resultados ao aluno através do WhatsApp.

Este processo foi concebido para ser de fácil utilização, garantindo que mesmo as pessoas com conhecimentos técnicos limitados possam aceder facilmente aos resultados dos seus exames. À medida que os dados educativos se tornam mais digitalizados, é crucial garantir a privacidade e a segurança. O sistema DHIS2 utilizado pelo WhatsApp Chatbot cumpre normas rigorosas de proteção de dados, oferecendo uma plataforma segura para o tratamento de informações sensíveis.

Etapas de desenvolvimento

O desenvolvimento do WhatsApp Chatbot envolveu várias etapas fundamentais. A configuração da API do WhatsApp foi necessária para suportar o chatbot e garantir que ele pudesse lidar com um grande volume de consultas. A equipa de TI do Ministério da Educação colaborou com os programadores do HISP da África Ocidental e Central para criar o chatbot. O chatbot foi programado para interagir com os alunos, recebendo os seus números de exame e nomes, verificando esta informação com a base de dados armazenada na instância do Education National DHIS2 e enviando prontamente os resultados via WhatsApp. Antes da implementação, o chatbot foi submetido a testes exaustivos para identificar e resolver quaisquer problemas potenciais. Isto incluiu testes de stress para garantir que o sistema conseguia lidar com o elevado tráfego durante os períodos de pico de publicação de resultados antes de o chatbot ser implementado em junho de 2024.

Impacto e feedback

A implementação do WhatsApp Chatbot em 16 de junho de 2024 foi recebida com um número substancial de consultas e feedback positivo dos utilizadores. O novo sistema melhorou significativamente a acessibilidade e a eficiência da publicação dos resultados. Os alunos e os pais apreciaram a conveniência de receber os resultados diretamente nos seus telemóveis sem incorrer em custos adicionais. O êxito desta iniciativa representa um marco significativo no processo de tornar a publicação dos resultados dos exames mais eficiente e acessível. Serve também de modelo para outros países que enfrentam desafios semelhantes na gestão dos resultados escolares.

A passagem de um sistema manual e ineficaz para uma solução moderna e digital de gestão dos resultados dos exames escolares no Togo ilustra o poder transformador da tecnologia na educação. O WhatsApp Chatbot representa um avanço significativo no sentido de tornar os resultados escolares mais acessíveis e transparentes. Ao enfrentar os desafios do custo, da acessibilidade e do congestionamento dos servidores, esta solução inovadora estabeleceu um novo padrão para a publicação de resultados no Togo.

O sucesso desta iniciativa realça a importância de aproveitar as tecnologias existentes, como os telemóveis e as plataformas de mensagens populares, para melhorar os serviços educativos. À medida que o sistema continua a evoluir com futuros melhoramentos, tem o potencial de democratizar ainda mais o acesso à informação educativa e apoiar os objectivos mais amplos da estratégia educativa do Togo.