Recolha de dados de rotina para melhorar a utilização dos dados nos distritos e escolas do Uganda

Exemplos de utilização de dados para o DHIS2 for Education

• Números indicativos de matrículas para a orçamentação de 2023/2024: Os números relativos às matrículas registados no DHIS2-DEMIS serviram de base para a orçamentação das subvenções de financiamento de projectos de investimento (IPF) para as escolas públicas. Os números foram apresentados para o processo de orçamentação na cidade de Gulu, no Governo Local do Distrito de Gulu e no Município de Entebbe.
• Mapeamento de escolas para apoiar actividades de parceiros para a reentrada de escolas no programa de Educação Acelerada: Um dos locais destacou a capacidade de mapear as suas escolas utilizando a aplicação Maps no DEMIS e forneceu dados a organizações parceiras para apoiar programas educativos no distrito. Conseguiram mapear as escolas dentro de cada freguesia/divisão com o nível mais elevado de abandono escolar. Estes dados foram utilizados pelos parceiros para apoiar a reinscrição dos alunos que abandonaram a escola no programa de Educação Acelerada. O mapeamento das escolas também identificou lacunas no abastecimento de água para informar o fornecimento de furos.
• Informar as transferências de professores primários: O rácio professor-aluno informou a transferência de professores dentro dos distritos. Os dados sobre o pessoal docente capturados no sistema permitiram a identificação de escolas com pessoal docente limitado e a reafectação de pessoal na cidade de Gulu e no Gulu DLG.
• Melhoria do desempenho da administração local: Todos os anos financeiros são realizadas avaliações nacionais para avaliar o desempenho de todos os governos locais, municípios e cidades em diferentes sectores como a saúde, a educação e a agricultura. A equipa da cidade de Gulu informou que registou uma pontuação de 94% para o departamento de educação devido a melhores práticas de gestão de dados utilizando o DHIS2-DEMIS. O local orgulha-se de se ter tornado um distrito modelo onde outros distritos têm vindo a aprender através do programa de intercâmbio de aprendizagem/avaliação comparativa da administração local.
• Informar as intervenções de saúde, como o fornecimento de redes mosquiteiras e o planeamento da imunização contra a poliomielite e o tétano: As equipas distritais de educação conseguiram fornecer números de matrículas para informar a distribuição de redes mosquiteiras para os alunos na luta contra a malária. Os números de matrículas dos Centros de Desenvolvimento da Primeira Infância (ECDs) também forneceram números indicativos para a campanha de imunização contra a poliomielite abaixo dos 6 anos.
• Fornecer dados para investigação científica conduzida por universidades locais: Os distritos partilharam que os dados do sistema tinham sido utilizados por dois estudantes de mestrado da Universidade de Gulu e um da Universidade de Makerere para a sua investigação académica independente. Um dos estudos centrou-se na compreensão da relação entre o desempenho escolar, a alimentação escolar e o absentismo. Expressaram como o sistema foi capaz de destacar os desafios educativos no distrito que forneceram áreas de interesse para a investigação por parte de alguns dos seus estagiários e oficiais de atualização.

Aprender com a saúde e adaptar-se à educação

Nos últimos dez anos, o HISP Uganda adquiriu experiência e melhores práticas na implementação do DHIS2 na área da saúde no Uganda. Os parceiros da saúde trabalharam em estreita colaboração com o Ministério da Saúde para harmonizar as necessidades de dados nas ferramentas padrão do Sistema de Informação de Gestão da Saúde (HMIS) e apoiaram a implementação nacional do DHIS2 em todos os distritos. Aprendendo com estas melhores práticas, o projeto DHIS2-DEMIS trabalhou com os parceiros de educação do país e com diferentes departamentos utilizadores do MoES, tais como Género, Recursos Humanos, Unidade de Saúde Escolar, Necessidades Especiais e Programa de Alimentação Escolar, para desenvolver uma ferramenta integrada de período que harmoniza todas as suas necessidades de dados. A recolha de dados de rotina foi então facilitada utilizando esta ferramenta trimestral integrada recentemente concebida. Isto permite a recolha de dados das escolas num formato padronizado e uma análise abrangente de indicadores sobre matrículas, infra-estruturas, recursos humanos, alimentação escolar, bem como indicadores específicos do programa sobre igualdade de género, alunos com necessidades especiais e crianças órfãs (OVC). Os dados são essenciais para informar a tomada de decisões no sector da educação. Os Sistemas de Informação de Gestão da Educação (SIGE) tradicionais tendem a transferir os dados das escolas para os níveis nacional e global, com oportunidades limitadas de utilização na resolução de problemas a níveis inferiores, como as escolas e os distritos. Os sistemas de dados também não produzem normalmente relatórios exaustivos sobre o que está a acontecer nas escolas. Isto significa que os principais problemas de eficiência e equidade passam frequentemente despercebidos. No Uganda, os dados do SIEG foram recolhidos através de formulários de recenseamento escolar anual e geridos centralmente, com a introdução e análise de dados efectuada na sede do Ministério da Educação e do Desporto (MoES). Os dados eram divulgados através de anuários estatísticos e fichas informativas. Esta gestão centralizada dos dados levou a uma falta de acesso atempado aos dados nos distritos e nas escolas, devido a desfasamentos temporais (6-9 meses) entre a recolha, a introdução, a análise e a divulgação dos dados. Antes da implementação do projeto, o MoES tinha realizado o último recenseamento escolar anual em 2017. Isto criou uma grande lacuna de dados, com os distritos a dependerem fortemente de folhas de Excel e papel para gerir os seus dados. Os parceiros e a equipa nacional realizaram chamadas de dados ad hoc aos distritos para recolher dados quando era necessário. Isto não só criou um fardo de recolha de dados para os distritos, como também levou a problemas de qualidade dos dados, duplicação de esforços e desperdício de recursos. Desde 2019, o HISP Uganda e a Save the Children Uganda, em parceria com o MoES, têm sido apoiados pela Norad e pela GPE KIX para implementar o DHIS2-DEMIS como um EMIS descentralizado em 4 distritos do Uganda. O sistema foi concebido para apoiar a captura, análise e apresentação de dados de educação e desenvolver a capacidade local para melhorar a disseminação e utilização de dados em todos os níveis do sector da educação.

Abordagem

Foi realizado um seminário de harmonização das necessidades de dados com representantes da Unidade de Género, Saúde Escolar, Necessidades Especiais, Recursos Humanos e departamentos de Planeamento do ME e ONG (Save the Children, PlayMatters e WarChild). As ferramentas integradas de recolha de dados do pré-primário e do primário foram desenvolvidas e analisadas pelas partes interessadas a nível nacional, distrital e escolar, antes da aprovação pelo Ministério da Educação para serem implementadas em 10 locais de implementação. Isto assegurou que as necessidades de dados de rotina do distrito e da escola também fossem captadas. As ferramentas em papel foram personalizadas para o DHIS2-DEMIS e as equipas distritais de educação foram reorientadas para as ferramentas e para a forma de captar dados trimestrais utilizando a Web e dispositivos Android. Foram desenvolvidos vídeos para o utilizador final e partilhados com os locais de implementação para ajudar no acesso no local de trabalho a actualizações sobre a introdução de dados e a análise dos dados trimestrais. Devido à elevada rotação de pessoal, estes vídeos também apoiarão a orientação de novos funcionários, voluntários e estagiários ligados ao departamento distrital de educação que apoiam as actividades do projeto.

Resultados

Após a orientação, os locais de implementação puderam recolher dados do segundo e terceiro períodos para o ano letivo de 2022. A equipa do projeto realizou visitas de supervisão de apoio aos distritos para reforçar a capacidade das equipas educativas distritais e acompanhar a apresentação atempada de relatórios pelas escolas. Em janeiro de 2023, foi realizado um seminário de análise do projeto e de utilização dos dados para analisar os progressos na implementação e utilização dos dados trimestrais. Para facilitar a análise e a utilização dos dados, foram configurados no DHIS2-DEMIS painéis de controlo departamentais individuais e um quadro de resultados distrital. Isto permite a visualização de indicadores sobre a inscrição de alunos, alunos com necessidades especiais, WASH, infra-estruturas, questões de género, tais como a inscrição de mães adolescentes/adolescentes e raparigas grávidas. Os indicadores relacionados com o género são importantes para avaliar o impacto da COVID-19 na aprendizagem e o programa de reentrada das mães adolescentes na escola. O absentismo e as razões para abandonar a escola, tais como questões disciplinares, realojamento, casamentos forçados, deficiência e falta de propinas, fazem parte dos indicadores de alerta precoce analisados para monitorizar o abandono escolar.

A visualização dos indicadores nos painéis de controlo permitiu que os distritos e as escolas concebessem intervenções imediatas e solicitassem o apoio de parceiros para enfrentar os desafios. Por exemplo, na cidade de Gulu, o gabinete de educação, com o apoio de parceiros, está a realizar programas de rádio e podcasts para sensibilizar a comunidade sobre a importância de manter as crianças e os adolescentes na escola. Os resultados do exame de conclusão do ensino primário do National Examination Board foram importados para o sistema para permitir uma análise mais pormenorizada para além da taxa de aprovação distrital e do índice de desempenho. Os indicadores adicionais capturados incluem o desempenho a nível da escola por divisão, disciplina e género. Isto permite que os distritos apoiem as escolas na conceção de planos de melhoria holísticos para resolver problemas específicos de desempenho.

A visualização dos indicadores nos painéis de controlo permitiu que os distritos e as escolas concebessem intervenções imediatas e solicitassem o apoio de parceiros para enfrentar os desafios. Por exemplo, na cidade de Gulu, o gabinete de educação, com o apoio de parceiros, está a realizar programas de rádio e podcasts para sensibilizar a comunidade sobre a importância de manter as crianças e os adolescentes na escola. Os resultados dos exames de conclusão do ensino primário do National Examination Board foram importados para o sistema para permitir uma análise mais pormenorizada para além da taxa de aprovação distrital e do índice de desempenho. Os indicadores adicionais capturados incluem o desempenho a nível da escola por divisão, disciplina e género. Isto permite que os distritos apoiem as escolas na conceção de planos de melhoria holísticos para resolver problemas específicos de desempenho. Foi desenvolvido um quadro de resultados distrital para permitir a visualização do desempenho em indicadores específicos em relação aos padrões nacionais estabelecidos. O quadro de resultados facilitou a partilha de dados entre diferentes partes interessadas, tais como departamentos governamentais, escolas e parceiros. As diferentes partes interessadas podem concentrar os recursos nos indicadores de fraco desempenho. Para melhorar a disseminação e a utilização dos dados a nível escolar, Save the Children Uganda tem trabalhado em estreita colaboração com o governo local do distrito para conceber relatórios sobre a situação da escola, a fim de disseminar a informação da ferramenta trimestral para os administradores escolares. Isto é crucial, pois garante que as escolas recebem feedback sobre os dados que recolheram, o que continua a ser uma grande lacuna no sector da educação. As escolas podem utilizar a informação contida nos relatórios sobre a situação da escola para informar os seus planos de melhoramento escolar, por exemplo, para enfrentar os desafios relacionados com as elevadas taxas de absentismo (professores e alunos), as taxas de abandono escolar, identificar o apoio necessário aos alunos com necessidades especiais, etc. A disponibilidade de dados de rotina actualizados facilitou o planeamento e permitiu que os distritos utilizassem os dados para dar resposta às suas necessidades e elaborar relatórios mais eficazes. Numerosos casos de utilização de dados foram apresentados pelos distritos durante um seminário de análise do projeto e de utilização de dados.

Desafios de implementação

• Relatórios intermitentes: Os distritos tendem a fazer mais relatórios num período do que noutros. Além disso, os distritos indicaram baixas taxas de notificação de instituições privadas.
• Cobertura limitada: Com apenas 10 sítios de implementação num total de 175 sítios administrativos. As ferramentas também se limitam aos níveis pré-primário e primário e não ao secundário, enquanto as questões da gravidez na adolescência são mais frequentes no ensino secundário inferior. A unidade de género expressou o seu desejo de ter estes dados recolhidos nas escolas secundárias a nível nacional.
• Capacidade limitada de recursos humanos para apoiar a introdução de dados 3 vezes por ano: Os departamentos distritais de educação não dispõem de estatísticos nem de funcionários designados para o registo de dados. O projeto teve de recorrer a inspectores de escolas, voluntários e secretários para apoiar a introdução de dados, o que não é sustentável devido ao conflito de funções, à carga de trabalho e à elevada rotação de pessoal.

Lições aprendidas para informar a comunidade educativa mundial

• A harmonização das diferentes necessidades de dados numa ferramenta integrada normalizada reduz a duplicação e melhora a utilização de recursos limitados. Isto minimiza a carga de recolha de dados a níveis inferiores, reduzindo a necessidade de pedidos de dados ad hoc.
• A divulgação de dados e o feedback para aqueles que os recolhem são cruciais para melhorar a utilização dos dados e o desempenho a níveis inferiores.
• O reforço das capacidades do pessoal distrital é fundamental para melhorar a utilização dos dados. A capacidade dos distritos para recolher, analisar e partilhar dados com as partes interessadas demonstrou o papel crucial dos gabinetes distritais de educação na melhoria da prestação de serviços de educação através de uma planificação e atribuição de recursos baseada em dados concretos.
• Os dados relativos à educação continuam fragmentados, com a utilização de vários instrumentos e sistemas de recolha de dados, sem estarem integrados ou alinhados num sistema que permita uma análise exaustiva ou a partilha de dados. Numerosos parceiros de desenvolvimento da educação estão a recolher dados nos seus próprios sistemas, sem que haja uma arena para a partilha de dados. Este facto agrava a duplicação e a confusão desnecessárias. Por exemplo, a maioria dos sistemas ou ferramentas recolhe dados sobre as matrículas nas escolas, mas estes números tendem a variar em função de quem recolhe os dados e para que serão utilizados.
• A descentralização da recolha, introdução e análise de dados melhora a qualidade e a propriedade dos dados a nível distrital. Os distritos são os mais próximos das escolas e podem facilmente verificar ou acompanhar quaisquer problemas de qualidade dos dados, em comparação com as equipas nacionais.

Recomendações

Para garantir a sustentabilidade e contribuir para o desenvolvimento de um SIEG eficaz para os países, é necessário continuar a aplicar, aprender e documentar as melhores práticas neste domínio:

• Adotar uma abordagem holística para a harmonização das necessidades e ferramentas de recolha de dados entre parceiros e diferentes departamentos, divisões e direcções de utilizadores nos Ministérios da Educação. Quando tal não for possível, devem ser exploradas e documentadas as vias de partilha de dados.
• Deve ser dada prioridade à divulgação de dados aos níveis mais baixos. Aqueles que recolhem os dados devem receber um feedback atempado, para que possam ser utilizados para enfrentar os desafios locais e as necessidades de dados. Isto tem o potencial de cultivar uma cultura em que a recolha de dados não é apenas para fins de comunicação, mas também para a tomada de medidas.
• Continue a tirar partido das melhores práticas no domínio da saúde e da adoção de aplicações no âmbito do DHIS2 para a comunidade educativa, que são desenvolvidas com base nas realidades locais. Isto pode assumir a forma de relatórios por SMS para dados de assiduidade, recolha de dados a nível da escola utilizando telemóveis e digitalização de relatórios sobre a situação da escola para envolvimento da comunidade. Isto, juntamente com o reforço contínuo das capacidades, tem o potencial de ajudar as partes interessadas a todos os níveis a acederem e utilizarem os dados sobre a educação de uma forma que seja significativa e benéfica para elas.