Recogida rutinaria de datos Mejora del uso de datos en distritos y escuelas de Uganda

Uganda está aprendiendo de su implementación de DHIS2 para datos de salud, y adaptándolo para su uso en el sector educativo. Este artículo detalla el enfoque del país, los resultados, los retos y las lecciones aprendidas, junto con recomendaciones para implementaciones educativas eficaces en otros países.

Published: 16 Dic 2024

Ejemplos de uso de datos de DHIS2 para la Educación

Cifras indicativas de inscripción para la presupuestación de 2023/2024: Las cifras de inscripción recogidas en DHIS2-DEMIS sirvieron de base para presupuestar las subvenciones de asignación capitativa de la financiación de proyectos de inversión (IPF) a las escuelas públicas. Se presentaron cifras para el proceso de presupuestación en la ciudad de Gulu, el gobierno local del distrito de Gulu y el municipio de Entebbe.
Mapeo de escuelas para apoyar las actividades de los socios para la reincorporación escolar al programa de Educación Acelerada: Uno de los centros destacó la capacidad de cartografiar sus escuelas mediante la aplicación Mapas de DEMIS y proporcionó datos a las organizaciones asociadas para apoyar los programas educativos del distrito. Pudieron cartografiar las escuelas de cada parroquia/división con mayor nivel de abandono escolar. Los socios utilizaron estos datos para apoyar la reinscripción de los alumnos que habían abandonado los estudios en el programa de Educación Acelerada. El mapeo de las escuelas también identificó lagunas en el suministro de agua para informar sobre la provisión de pozos de sondeo.
Informar de los traslados de profesores de primaria: La relación profesor-alumno informó sobre el traslado de profesores dentro de los distritos. Los datos sobre el personal docente capturados en el sistema han permitido identificar las escuelas con personal docente limitado y reasignar el personal dentro de la ciudad de Gulu y la DLG de Gulu.
Mejora del rendimiento de los gobiernos locales: Cada año fiscal se realizan evaluaciones nacionales para valorar el rendimiento de todos los gobiernos locales, municipios y ciudades en distintos sectores como la sanidad, la educación y la agricultura. El equipo de la ciudad de Gulu informó de que habían registrado una puntuación del 94% en el departamento de educación gracias a la mejora de las prácticas de gestión de datos mediante DHIS2-DEMIS. El lugar presume de haberse convertido en un distrito modelo al que han acudido otros distritos para aprender a través del programa de intercambio de aprendizaje y evaluación comparativa de los gobiernos locales.
Informar sobre intervenciones sanitarias como el suministro de mosquiteras y la planificación de la vacunación contra la polio y el tétanos: Los equipos educativos de distrito han podido proporcionar cifras de inscripción para informar sobre la distribución de mosquiteras para los alumnos en la lucha contra la malaria. Las cifras de inscripción de los centros de Desarrollo Infantil Temprano (ECD) también han proporcionado cifras indicativas para la campaña de vacunación contra la polio de los menores de 6 años.
Proporcionar datos para la investigación científica realizada por las universidades locales: Los distritos compartieron que los datos del sistema habían sido utilizados por dos estudiantes de máster de la Universidad de Gulu y uno de la Universidad de Makerere para sus investigaciones académicas independientes. Uno de los estudios se centraba en comprender la relación entre el rendimiento escolar, la alimentación escolar y el absentismo. Expresaron cómo el sistema ha podido poner de relieve los retos educativos del distrito, que han proporcionado áreas de interés para la investigación de algunos de sus becarios y funcionarios de perfeccionamiento.

Aprender de la salud y adaptarse a la educación

A lo largo de los últimos diez años, HISP Uganda ha adquirido experiencia y mejores prácticas en la implementación de DHIS2 en Sanidad en Uganda. Los socios sanitarios colaboraron estrechamente con el Ministerio de Sanidad para armonizar las necesidades de datos en las herramientas estándar del Sistema de Gestión de Información de Salud (HMIS) y apoyaron la implantación nacional de DHIS2 en todos los distritos. Aprendiendo de estas mejores prácticas, el proyecto DHIS2-DEMIS trabajó con los socios educativos del país y con diferentes departamentos usuarios del MoES, como Género, Recursos Humanos, Unidad de Salud Escolar, Necesidades Especiales y Programa de Alimentación Escolar, para desarrollar una herramienta trimestral integrada que armonizara todas sus necesidades de datos. A continuación, se facilitó la recogida rutinaria de datos utilizando esta herramienta trimestral integrada de nuevo diseño. Esto permite recopilar datos de las escuelas en un formato estandarizado y realizar un análisis exhaustivo de los indicadores sobre inscripción, infraestructura, recursos humanos, alimentación escolar, así como indicadores específicos del programa sobre igualdad de género, alumnos con necesidades especiales y niños huérfanos. Los datos son esenciales para fundamentar la toma de decisiones en el sector educativo. Los sistemas tradicionales de información para la gestión de la educación (EMIS) tienden a trasladar los datos desde las escuelas hasta los niveles nacional y mundial, con escasas posibilidades de utilizarlos para resolver problemas en niveles inferiores, como las escuelas y los distritos. Los sistemas de datos tampoco suelen producir informes exhaustivos que detallen lo que ocurre en las escuelas. Esto significa que a menudo se pasan por alto problemas importantes de eficiencia y equidad. En Uganda, los datos del EMIS se recogían con formularios del censo escolar anual y se gestionaban de forma centralizada, con ingreso de datos y análisis realizados en la sede del Ministerio de Educación y Deportes (MoES). Los datos se difundían mediante anuarios estadísticos y hojas informativas. Esta gestión centralizada de los datos provocó una falta de acceso oportuno a los datos en los distritos y las escuelas, debido al desfase temporal (de 6 a 9 meses) entre la recogida, el ingreso, el análisis y la diseminación de los datos. Antes de la implementación del proyecto, el MoES había realizado por última vez el censo escolar anual en 2017. Esto creó una gran laguna de datos, y los distritos dependían en gran medida de hojas Excel y papel para gestionar sus datos. Los socios y el equipo nacional realizaron llamadas ad hoc a los distritos para recopilar datos cuando era necesario. Esto no sólo supuso una carga de recopilación de datos para los distritos, sino que dio lugar a problemas de calidad de los datos, duplicación de esfuerzos y despilfarro de recursos. Desde 2019, HISP Uganda y Save the Children Uganda, en asociación con el MoES, han recibido el apoyo de Norad y GPE KIX para implementar DHIS2-DEMIS como un EMIS descentralizado en 4 distritos de Uganda. El sistema se diseñó para apoyar la captura, el análisis y la presentación de datos educativos y desarrollar la capacidad local para mejorar la diseminación de datos y su uso en todos los niveles del sector educativo.

Acércate a

Se celebró un taller de armonización de las necesidades de datos con representantes de la Unidad de Género, Salud Escolar, Necesidades Especiales, Recursos Humanos y Planificación del Ministerio de Educación y las ONG (Save the Children, PlayMatters y WarChild). Las herramientas integradas de recogida de datos trimestrales de preescolar y primaria fueron desarrolladas y revisadas por las partes interesadas a nivel nacional, de distrito y de escuela, antes de su aprobación por el MoES para su despliegue en 10 lugares de implementación. Esto garantizó que también se recogieran las necesidades de datos rutinarios de los distritos y las escuelas. Las herramientas en papel se adaptaron a DHIS2-DEMIS y se reorientó a los equipos educativos de los distritos sobre las herramientas y sobre cómo capturar los datos trimestrales utilizando la web y dispositivos Android. Se elaboraron vídeos para los usuarios finales y se compartieron con los centros de implementación para facilitar el acceso en el puesto de trabajo a refrescos tanto sobre el ingreso de datos como sobre el análisis de los datos trimestrales. Debido a la elevada rotación de personal, estos vídeos también servirán de apoyo a la orientación del nuevo personal, voluntarios y becarios adscritos al departamento de educación del distrito que apoyan las actividades del proyecto.

Resultados

Tras la orientación, los centros de implementación pudieron recopilar los datos de los trimestres II y III del curso académico 2022. El equipo del proyecto realizó visitas de supervisión de apoyo a los distritos para seguir reforzando la capacidad de los equipos educativos de los distritos y hacer un seguimiento de la presentación puntual de informes por parte de las escuelas. En enero de 2023 se celebró un taller de revisión del proyecto y uso de datos para examinar los avances en la implementación y el uso de los datos trimestrales. Para facilitar el análisis y el uso de los datos, se configuraron en DHIS2-DEMIS tableros departamentales individuales y un cuadro de mando del distrito. Esto permite la visualización de indicadores sobre la inscripción de alumnos, alumnos con necesidades especiales, WASH, infraestructuras, cuestiones de género como la inscripción de madres adolescentes y jóvenes embarazadas. Los indicadores relacionados con el género son importantes para evaluar el impacto de COVID-19 en el aprendizaje y el programa de reincorporación de madres adolescentes a la escuela. El absentismo y los motivos de abandono escolar, como cuestiones disciplinarias, reubicación, matrimonios forzados, discapacidad y falta de pago de tasas escolares, forman parte de los indicadores de alerta temprana analizados para el seguimiento del abandono escolar.

Ejemplo de gráfico sobre motivos de abandono escolar a nivel de distrito

La visualización de los indicadores en los tableros ha permitido a los distritos y las escuelas diseñar intervenciones inmediatas y solicitar el apoyo de los socios para abordar los retos. Por ejemplo, en la ciudad de Gulu, la oficina de educación, con el apoyo de los socios, está celebrando tertulias radiofónicas y podcasts para sensibilizar a la comunidad sobre la importancia de mantener escolarizados a los niños y adolescentes. Los resultados de los exámenes de fin de estudios primarios de la Junta Nacional de Exámenes se han importado al sistema para permitir un análisis más detallado, más allá del índice de aprobados y de rendimiento del distrito. Los indicadores adicionales capturados incluyen el rendimiento a nivel escolar por división, asignatura y sexo. Esto permite a los distritos apoyar a las escuelas en el diseño de planes de mejora holísticos para abordar problemas de rendimiento específicos.

Antes y Después: Papel frente a tableros de muestra en los resultados del PLE 2022 en DHIS2-DEMIS

Se elaboró un cuadro de mando distrital para permitir la visualización de los resultados en indicadores específicos en relación con las normas nacionales establecidas. El cuadro de mando ha facilitado el intercambio de datos entre las distintas partes interesadas, como los departamentos gubernamentales, las escuelas y los socios. Las distintas partes interesadas pueden concentrar los recursos en los indicadores de bajo rendimiento. Para mejorar la diseminación de datos y su uso a nivel escolar, Save the Children Uganda ha estado trabajando estrechamente con el gobierno local del distrito para diseñar informes sobre el estado de las escuelas, con el fin de diseminar la información de la herramienta trimestral a los administradores escolares. Esto es crucial, ya que garantiza que las escuelas reciban información sobre los datos que han recopilado, lo que sigue siendo una carencia importante en el sector educativo. Los centros pueden utilizar la información de los informes sobre la situación de los centros para elaborar sus planes de mejora, por ejemplo, para abordar los problemas relacionados con las altas tasas de absentismo (profesores y alumnos), las tasas de abandono escolar, identificar el apoyo necesario para los alumnos con necesidades especiales, etc. La disponibilidad de datos rutinarios actualizados ha facilitado la planificación y facultado a los distritos para utilizar los datos para abordar sus necesidades e informar con mayor eficacia. Los distritos expusieron numerosos casos de uso de datos durante un taller de revisión del proyecto y uso de datos.

Un administrador escolar presenta su plan de acción durante el taller de diseminación de datos de noviembre de 2022.

El equipo durante el taller de revisión del proyecto y uso de datos Enero de 2023.

Dificultades de implementación

Informes intermitentes: Los distritos tienden a informar bien en una legislatura en comparación con otras. Además, los distritos indicaron bajos índices de presentación de informes de instituciones de propiedad privada.
Cobertura limitada: Con sólo 10 lugares de implementación de un total de 175 lugares administrativos. Las herramientas también se limitan a los niveles de preescolar y primaria, y no a la secundaria, mientras que los problemas de embarazos de adolescentes están más extendidos en el primer ciclo de secundaria. La unidad de género ha expresado su deseo de que estos datos se recojan en los centros de secundaria inferior a escala nacional.
Capacidad limitada de recursos humanos para apoyar el ingreso de datos 3 veces al año: Los departamentos de educación de los distritos carecen de estadísticos y secretarios de datos designados. El proyecto ha tenido que recurrir a inspectores de escuelas, voluntarios y secretarios para apoyar el ingreso de datos, lo que no es sostenible debido al conflicto de funciones, la carga de trabajo y la elevada rotación de personal.

Lecciones aprendidas para informar a la comunidad educativa mundial

La armonización de las diferentes necesidades de datos en una herramienta integrada estandarizada reduce la duplicación y mejora la utilización de recursos limitados. Esto minimiza la carga de recopilación de datos en los niveles inferiores, reduciendo la necesidad de llamadas de datos ad hoc.
La diseminación de datos y la retroalimentación a quienes los recopilan es crucial para mejorar el uso de los datos y mejorar el rendimiento en los niveles inferiores.
La capacitación del personal de los distritos es clave para mejorar el uso de los datos. La capacidad de los distritos para recopilar, analizar y compartir datos con las partes interesadas ha demostrado el papel crucial de las oficinas educativas de distrito en la mejora de la prestación de servicios educativos mediante una planificación y una asignación de recursos basadas en pruebas.
Los datos sobre educación siguen estando fragmentados, con el despliegue de múltiples herramientas y sistemas de recopilación de datos sin que estén integrados o alineados en un sistema para un análisis exhaustivo o el intercambio de datos. Numerosos socios para el desarrollo de la educación están recopilando datos en sus propios sistemas, sin ningún escenario para compartirlos. Esto agrava la duplicación y la confusión innecesarias. Por ejemplo, la mayoría de los sistemas o herramientas recopilarán cifras de inscripción de las escuelas, pero estas cifras tienden a variar en función de quién recopila los datos y para qué se van a utilizar.
La descentralización de la recogida, el ingreso de datos y su análisis mejora la calidad de los datos y la apropiación a nivel de distrito. Los distritos son los más cercanos a las escuelas y pueden verificar o hacer un seguimiento fácilmente de cualquier problema de calidad de los datos, en comparación con los equipos nacionales.

Recomendaciones

Para abordar la sostenibilidad y contribuir al desarrollo de un EMIS eficaz para los países, es necesario seguir implementando, aprendiendo y documentando las mejores prácticas en torno a:

Adoptar un enfoque holístico para la armonización de las necesidades y herramientas de recopilación de datos entre los socios y los distintos departamentos, divisiones y direcciones de los usuarios dentro de los Ministerios de Educación. Cuando esto no sea posible, deben explorarse y documentarse las vías para compartir datos.
Debe darse prioridad a la diseminación de datos en los niveles inferiores. Los que recopilan los datos deben recibir información puntual, de modo que pueda utilizarse para abordar los retos locales y las necesidades de datos. Esto tiene el potencial de cultivar una cultura en la que la recopilación de datos no sólo sirva para informar, sino también para actuar.
Seguir aprovechando las mejores prácticas en materia de salud y adoptar aplicaciones dentro de la comunidad DHIS2 para la Educación que se desarrollen en función de las realidades locales. Esto puede adoptar la forma de informes SMS para los datos de asistencia, captura de datos a nivel escolar mediante teléfonos móviles y digitalización de los informes de situación escolar para la participación de la comunidad. Esto, junto con el desarrollo continuo de capacidades, tiene el potencial de ayudar a las partes interesadas de todos los niveles a acceder y utilizar los datos educativos de una forma que les resulte significativa y beneficiosa.