Los Datos: El poder está en el uso

«Los datos no son más que resúmenes de miles de historias: cuenta algunas de esas historias para ayudar a que los datos tengan sentido». – Chip y Dan Heath, autores de Made to Stick: Why Some Ideas Survive and Others Die.

En la última década, los sistemas educativos de todo el mundo han experimentado una rápida transformación digital. Los Ministerios de Educación y otras instituciones han dedicado importantes recursos a la creación de sistemas electrónicos, sistemas de información para la gestión de la educación (EMIS), tableros del censo escolar y otras herramientas digitales para recopilar y gestionar los datos educativos. El resultado es una impresionante infraestructura digital. Sin embargo, en muchos contextos, estos sistemas siguen infrautilizados y, en muchos casos, los resultados educativos muestran escasos signos de mejora.

El Ministerio de Educación y Formación de Eswatini(MoET) ofrece una historia diferente. Al convertir intencionadamente los datos en conocimiento, y el conocimiento en acción, el Ministerio está utilizando sus inversiones digitales para orientar la planificación estratégica, dar forma a las decisiones políticas y dirigir las intervenciones allí donde son más necesarias. Con el tiempo, este planteamiento deliberado está llamado a tener un impacto mensurable en el aprendizaje y la equidad en todo el país.

Los sistemas son sólo el principio

«Estamos rodeados de datos, pero hambrientos de percepciones». – Jay Baer, autor de The Time to Win.

Los sistemas electrónicos son herramientas esenciales dentro del ecosistema de datos más amplio, ya que permiten una recopilación, almacenamiento y visualización eficaces. Pero la tecnología por sí sola no impulsa el cambio. Los datos sólo tienen impacto cuando se analizan, interpretan y utilizan para orientar la planificación, la política y la asignación de recursos.

Los datos oportunos son valiosos, pero sin las habilidades para interpretarlos y aplicarlos, siguen siendo un potencial no realizado. La adquisición de conocimientos básicos sobre los datos, junto con un sólido sistema de información sobre la gestión de la educación (EMIS) con herramientas integradas de análisis y visualización, garantiza que los responsables de la toma de decisiones a todos los niveles puedan convertir la información en conocimiento y el conocimiento en acción.

Implementación de DHIS2 para la Educación en Eswatini

El Ministerio de Educación y Enseñanza de Eswatini está modernizando su EMIS e implementando DHIS2 para la Educación, una plataforma gratuita y de código abierto para datos educativos que es actualmente el EMIS de más rápido crecimiento de África. La transición comenzó en 2020, sustituyendo un sistema basado en MS-Access, en gran medida centralizado y agregado, por una plataforma más flexible, descentralizada y basada en análisis.

La implementación de DHIS2 admite datos tanto a nivel de escuela como de alumno, introduce el uso de números de identificación personal (PIN) únicos y permite una notificación y verificación de la información más oportunas.

Esta inversión forma parte de un esfuerzo nacional más amplio para reforzar la planificación basada en pruebas, mejorar la calidad de los datos y racionalizar la presentación de informes en todo el sector educativo.

Crear capacidad y apropiación local

Una lección central de la experiencia de Eswatini es que el cambio sostenible depende no sólo de las herramientas digitales, sino de las personas; de sus capacidades, confianza y propiedad de los datos con los que trabajan. El valor real se percibe cuando todos los integrantes de la cadena de datos comprenden por qué se recopilan los datos, cómo garantizar su calidad y cómo utilizarlos para fundamentar las decisiones que importan al sector educativo.

Por ejemplo, un director de escuela que introduce datos sobre la inscripción, la dotación de personal y la infraestructura sin saber cómo esa información configura la planificación nacional. Sin ese conocimiento, es fácil que se produzcan errores, como la infradeclaración, la sobredeclaración o, simplemente, la falta de compromiso. Pero cuando ese mismo director sabe que las cifras influyen en el despliegue de más profesores o en la compra de más pupitres, el ingreso de datos cobra sentido. Los datos precisos, a su vez, permiten tomar mejores decisiones.

Esta conexión entre datos y decisiones es el núcleo del enfoque HISP: crear capacidad local, transferir conocimientos y garantizar que los sistemas no dependan del exterior, sino que sean propiedad local y se mantengan. En Eswatini, esta filosofía guió la implementación desde el principio. El desarrollo de capacidades fue más allá de la formación técnica, sino que capacitó a los usuarios para analizar, visualizar e interpretar sus propios datos.

Los talleres prácticos, tanto a nivel central como regional en Eswatini, ayudaron a los equipos a generar ideas oportunas y aplicarlas a la planificación, el seguimiento y la elaboración de informes. Un ejemplo destacado fue la formación para Inspectores Regionales de Escuelas, que demostró cómo los datos pueden apoyar directamente el seguimiento de los progresos en relación con las prioridades nacionales y continentales: desde el Plan Estratégico del Sector Educativo de Eswatini y el Plan Nacional de Desarrollo hasta el ODS 4 y la elaboración de informes de la Estrategia Educativa Continental para África (CESA).

La Unidad EMIS del MoET de Eswatini ha dado un paso más organizando periódicamente seminarios web para los usuarios del sistema. Estas sesiones están diseñadas para mantener informados a los usuarios sobre los últimos avances del sistema y para reforzar los conceptos clave relacionados con el ingreso de datos, la validación de datos, la extracción y la visualización. Además, está previsto organizar un seminario web específico centrado en los Indicadores Clave de Rendimiento (KPI) de la Educación.

Cuando existen sistemas pero persisten las solicitudes de datos

Incluso con un EMIS plenamente operativo, sigue siendo muy habitual que se envíen a las escuelas solicitudes rutinarias de datos que ya existen en el sistema. Esta práctica no sólo duplica los esfuerzos, sino que supone una carga innecesaria para las escuelas y los distritos; esfuerzos que podrían evitarse si las partes interesadas simplemente accedieran directamente al EMIS. Esto también pone de relieve la necesidad crítica de que las principales partes interesadas, tanto del Ministerio de Educación como de otros ministerios, asuman y comprendan plenamente el valor del EMIS. Esto incluye reconocer sus capacidades y funcionalidades, así como los tipos de datos que contiene, y garantizar que los usuarios tengan un acceso adecuado al sistema para hacer un uso eficaz de la información disponible.

En Eswatini, el MoET ha superado este escollo. Las principales partes interesadas comprenden las capacidades del EMIS, los datos que contiene y cómo extraerlos. Por ejemplo, hace poco se pidió al equipo del EMIS que facilitara una lista de los alumnos que recibían becas para huérfanos y niños vulnerables para la planificación de 2026. Como el EMIS recogía información detallada, como la condición de huérfano, el tipo y la fuente de la beca, las cantidades y la asignación, el equipo pudo generar rápidamente la información solicitada. El ejemplo muestra cómo podemos ahorrar tiempo y reducir la carga administrativa. El EMIS también sirvió de fuente para los informes del UIS 2022 de Eswatini, proporcionando indicadores clave como inscripciones, repetidores y personal, una prueba más de la relevancia de un sistema cuando se utiliza activamente.

De los datos a la acción: Crear una cultura de uso de datos

Imagina una situación en la que el sistema muestra que hay un número creciente de alumnos que abandonan la escuela debido a embarazos de adolescentes. El sistema ha hecho su trabajo, ya que muestra una tendencia. Pero entonces, ¿qué sigue? ¿Se reúnen los responsables de educación de los distritos para comprender y abordar el problema? ¿Los responsables políticos le dan prioridad en sus intervenciones? Sin acciones de seguimiento, la información no es más que ruido, sin impacto ni cambio.

En Eswatini, el EMIS se ha utilizado para la asignación de personal a las escuelas (redimensionamiento de las escuelas). Dado que, tanto en la captura de datos a nivel agregado como a nivel individual, se puede conocer el número de personal disponible en las escuelas, el MoET ha podido supervisar rutinariamente el número de personal que tienen en las escuelas en comparación con la inscripción en las mismas. De este modo, el ministerio ha podido identificar fácilmente las zonas que tienen una elevada proporción de alumnos por profesor y asignar al personal docente en consecuencia.

La utilización de los datos y las acciones de seguimiento de los datos recogidos han suscitado un mayor interés por el sistema en el país y, por tanto, un mayor apoyo al mismo.

El verdadero poder reside en crear una cultura de uso de los datos, en la que todas las partes interesadas, desde los funcionarios ministeriales hasta los administradores escolares, vean los datos no sólo como números, sino como narraciones que señalan problemas que necesitan solución y progresos que merecen ser celebrados. Para llegar ahí, necesitamos

• Desarrollo continuo de las capacidades: Formación para dotar a las partes interesadas de las habilidades y la confianza necesarias para interpretar y utilizar los datos con eficacia. Los usuarios deben ser capaces de traducir los datos en ideas y las ideas en medidas procesables.
• Fuerte compromiso de liderazgo: El liderazgo debe defender y priorizar la toma de decisiones basada en datos. Las decisiones basadas en datos fomentan una cultura de transparencia y responsabilidad.
• Canales de comunicación: Aprovechar plataformas como los grupos de WhatsApp y los canales de comunicación para difundir los datos, ya que así se dará a conocer la disponibilidad de los datos y su relevancia.
• Difusión proactiva de ideas: Generar y compartir regularmente visualizaciones, infografías o informes resumidos con las partes interesadas puede estimular y aumentar la demanda de datos.
• Tableros públicos: La publicación de datos sobre educación a través de tableros accesibles también promoverá la concienciación pública y animará a las comunidades a exigir responsabilidades. Este nivel de transparencia puede ayudar a que la toma de decisiones se aleje de la influencia política y se oriente hacia enfoques basados en pruebas.
• Participación de las partes interesadas: La presentación de los datos educativos en los compromisos de las partes interesadas, como las reuniones de las asociaciones de padres y profesores, las juntas directivas escolares, los actos comunitarios y otras reuniones relevantes, garantiza que los datos se conviertan en una parte central de las conversaciones locales sobre planificación y responsabilidad. Esto podría hacerse mediante innovaciones como el boletín de calificaciones escolares.
• Resúmenes de datos: Extraer rutinariamente un área de los datos y compartirla en canales de comunicación o haciendo breves vídeos sobre ella también podría aumentar el interés por los datos, aportando así más relevancia a los sistemas de información.

Al final, los sistemas sólo son tan eficaces como las personas que los utilizan. Aunque las plataformas electrónicas son una base fundamental, son las decisiones humanas que las siguen las que determinan si los sistemas educativos mejorarán realmente. Y las personas necesitan las aptitudes, la mentalidad y el apoyo institucional para utilizar los datos que proporcionan los sistemas. Eswatini está haciendo progresos encomiables hacia la mejora de los resultados educativos al reconocer el valor de su EMIS y utilizar activamente los datos educativos para fundamentar las decisiones e impulsar cambios significativos.