Améliorer la publication des résultats scolaires au Togo

Publication des résultats scolaires au Togo : Le cas du ministère de l’enseignement primaire, secondaire et technique

Bien que les crises au Togo aient entravé les progrès de l’éducation, le gouvernement a continué à s’engager dans le développement de stratégies éducatives efficaces. Les progrès du système éducatif togolais impliquent de relever plusieurs défis. Il s’agit notamment des problèmes d’accès et d’équité dans les zones rurales, des faibles taux d’achèvement des études secondaires et de la faible couverture des programmes d’alphabétisation. La stratégie du gouvernement en matière d’éducation pour la période 2014-2025 s’articule autour de quatre objectifs clés : (i) développer une éducation de base de qualité pour atteindre l’éducation primaire universelle d’ici 2022, (ii) étendre la couverture préscolaire dans les zones rurales et les environnements les plus pauvres, (iii) développer le second cycle de l’enseignement secondaire, technique, professionnel et supérieur de qualité, et (iv) réduire le taux d’analphabétisme. Le plan sectoriel de l’éducation du Togo énonce plusieurs principes directeurs, dont l’un d’entre eux est le suivant : Améliorer la gestion et la gouvernance du système éducatif par la mise en-en-œvre d’un système d’information fiable, la décentralisation de la gestion et l’accroissement de la responsabilité et de la transparence (GPE, 2024). Les résultats des examens sont un domaine dans lequel les pays s’efforcent de trouver un équilibre entre la transparence, la confidentialité et l’accès. Avant la récente augmentation de l’attention portée à la protection des informations personnelles, de nombreux pays publiaient publiquement les résultats des examens sur des plateformes médiatiques, les étudiants étant identifiés grâce à leur numéro d’identité. Dans de nombreux pays, les apprenants sont désormais tenus d’obtenir leur relevé de résultats auprès de l’école qu’ils fréquentent ou d’y accéder par l’intermédiaire des portails en ligne des commissions d’examen, ce qui favorise une plus grande protection de la vie privée mais peut entraîner des problèmes d’accès en fonction de l’infrastructure technologique de chaque pays, créant ainsi une demande de solutions innovantes adaptées au contexte local.

Avant 2007, le processus d’examen scolaire au Togo était géré manuellement. Cette approche présentait plusieurs limites et inefficacités. Entre 2007 et 2023, un changement important s’est opéré avec l’informatisation du processus.

Chaque année, environ 498 000 candidats se présentent aux trois principaux examens scolaires au Togo (Annuaire Statistiques scolaires, 2023). Depuis 2024, les résultats des examens sont saisis et stockés dans une base de données nationale DHIS2. Malgré l’évolution vers l’informatisation, des défis ont persisté. Avec la consultation manuelle, il y avait le coût élevé de l’impression des listes et le défi logistique du transport de ces listes du bureau central vers les différents centres à travers le pays. Les candidats devaient se rendre dans ces centres pour vérifier leurs résultats, ce qui entraînait souvent des listes endommagées par des étudiants mécontents et des attroupements autour des panneaux d’affichage. Lorsque la consultation par SMS a été introduite, de nouveaux problèmes sont apparus. Le système était souvent saturé lors de la publication des résultats, ce qui entraînait des temps de réponse lents du serveur. Le coût élevé de l’utilisation des SMS était une charge pour le citoyen moyen, et de nombreux parents ont trouvé le processus difficile à utiliser.

Solution proposée

Compte tenu des données de l’Autorité de régulation des communications électroniques et des postes, avec plus de 5,8 millions d’abonnements mobiles et un taux de pénétration mobile de 75,55 %, une nouvelle solution a été proposée : la consultation via un chatbot WhatsApp, lié à une base de données DHIS2 où les résultats des examens sont stockés au niveau de chaque étudiant. Cette méthode offre une consultation gratuite et des délais de réponse rapides. WhatsApp est largement utilisé par les étudiants, ce qui en fait une plateforme accessible pour l’annonce des résultats. Le coût est minime, les résultats sont disponibles 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, et le processus est plus convivial que les SMS traditionnels.

Fonctionnalité et expérience utilisateur

Le Chatbot WhatsApp offre un processus rationalisé et efficace pour la consultation des résultats :

1. Interaction avec les étudiants : Les étudiants envoient leur numéro d’examen et leur nom au chatbot.
2. Vérification : Le chatbot vérifie les informations dans la base de données DHIS2.
3. Annonce des résultats : Une fois vérifiés, le chatbot envoie les résultats à l’étudiant via WhatsApp.

Ce processus est conçu pour être convivial, afin que même les personnes ayant des connaissances techniques limitées puissent accéder facilement à leurs résultats d’examen. Les données éducatives étant de plus en plus numérisées, il est essentiel de garantir le respect de la vie privée et la sécurité. Le système d’utillisation de DHIS2 utilisé par le Chatbot WhatsApp adhère à des normes strictes de protection des données, offrant une plateforme sécurisée pour le traitement des informations sensibles.

Étapes du développement

Le développement du chatbot WhatsApp a comporté plusieurs étapes clés. La configuration de l’API WhatsApp était nécessaire pour soutenir le chatbot et s’assurer qu’il pouvait traiter un grand nombre de consultations. L’équipe informatique du ministère de l’éducation a collaboré avec les développeurs du HISP Afrique de l’Ouest et du Centre pour créer le chatbot. Le chatbot a été programmé pour interagir avec les étudiants en recevant leurs numéros d’examen et leurs noms, en vérifiant ces informations dans la base de données stockée dans l’instance DHIS2 nationale de l’éducation, et en envoyant rapidement les résultats via WhatsApp. Avant d’être déployé, le chatbot a fait l’objet de tests approfondis afin d’identifier et de résoudre tout problème potentiel. Il s’agissait notamment de tests de résistance pour s’assurer que le système pouvait gérer un trafic élevé pendant les périodes de pointe de publication des résultats avant que le chatbot ne soit déployé en juin 2024.

Impact et retour d’information

Le déploiement du Chatbot WhatsApp le 16 juin 2024 a donné lieu à un grand nombre de consultations et à des réactions positives de la part des utilisateurs. Le nouveau système a considérablement amélioré l’accessibilité et l’efficacité de la publication des résultats. Les élèves et les parents ont apprécié le fait de recevoir les résultats directement sur leur téléphone sans avoir à supporter de coûts supplémentaires. Le succès de cette initiative représente une étape importante dans le processus visant à rendre la publication des résultats d’examens plus efficace et plus accessible. Elle sert également de modèle à d’autres pays confrontés à des défis similaires en matière de gestion des résultats scolaires.

Le passage d’un système manuel et inefficace à une solution moderne et numérique pour la gestion des résultats des examens scolaires au Togo illustre le pouvoir de transformation de la technologie dans l’éducation. Le Chatbot de WhatsApp représente une avancée significative pour rendre les résultats scolaires plus accessibles et plus transparents. En relevant les défis du coût, de l’accessibilité et de l’encombrement des serveurs, cette solution innovante a établi une nouvelle norme pour la publication des résultats au Togo.

Le succès de cette initiative souligne l’importance de tirer parti des technologies existantes, telles que les téléphones mobiles et les plateformes de messagerie populaires, pour améliorer les services éducatifs. Au fur et à mesure de son évolution, le système pourrait démocratiser davantage l’accès à l’information sur l’éducation et soutenir les objectifs plus larges de la stratégie d’éducation du Togo.