La collecte de données de routine améliore l’utilisation des données dans les districts et les écoles en Ouganda

Exemples d’utilisation des données du DHIS2 pour l’éducation

• Chiffres indicatifs des inscriptions pour l’établissement du budget 2023/2024 : Les chiffres des inscriptions saisis dans le DHIS2-DEMIS ont servi à la budgétisation des subventions de capitation accordées aux écoles publiques dans le cadre du financement de projets d’investissement (IPF). Les chiffres ont été soumis pour le processus de budgétisation dans la ville de Gulu, le gouvernement local du district de Gulu et la municipalité d’Entebbe.
• Cartographie des écoles pour soutenir les activités des partenaires en vue de la réintégration des écoles dans le cadre du programme d’enseignement accéléré : L’un des sites a mis en évidence la capacité de cartographier ses écoles à l’aide de l’application Maps dans DEMIS et a fourni des données aux organisations partenaires pour soutenir les programmes éducatifs dans le district. Ils ont été en mesure de cartographier les écoles au sein de chaque paroisse/division avec le plus haut niveau de décrochage scolaire. Ces données ont été utilisées par les partenaires pour soutenir la réinscription des élèves ayant abandonné l’école dans le programme d’enseignement accéléré. La cartographie des écoles a également permis d’identifier les lacunes en matière d’approvisionnement en eau afin de faciliter la mise en place de forages.
• Informer sur les transferts d’enseignants du primaire : Le taux d’encadrement a permis de transférer des enseignants au sein des districts. Les données sur le personnel enseignant saisies dans le système ont permis d’identifier les écoles disposant d’un personnel enseignant limité et de réaffecter le personnel au sein de la ville de Gulu et du DLG de Gulu.
• Amélioration des performances des collectivités locales : Chaque année financière, des évaluations nationales sont menées pour évaluer les performances de tous les gouvernements locaux, municipalités et villes dans différents secteurs tels que la santé, l’éducation et l’agriculture. L’équipe de la ville de Gulu a indiqué qu’elle avait obtenu un score de 94 % pour le département de l’éducation grâce à l’amélioration des pratiques de gestion des données à l’aide de DHIS2-DEMIS. Le site se targue d’être devenu un district modèle où d’autres districts viennent apprendre dans le cadre du programme d’échange et d’étalonnage des gouvernements locaux.
• Informer les interventions sanitaires telles que la fourniture de moustiquaires et la planification de la vaccination contre la polio et le tétanos : les équipes éducatives des districts ont été en mesure de fournir des chiffres sur les inscriptions pour informer la distribution de moustiquaires pour les apprenants dans le cadre de la lutte contre le paludisme. Les chiffres des inscriptions dans les centres de développement de la petite enfance ont également fourni des chiffres indicatifs pour la campagne de vaccination contre la polio des enfants de moins de 6 ans.
• Fournir des données pour la recherche scientifique menée par les universités locales : Les districts ont indiqué que les données du système avaient été utilisées par deux étudiants en master de l’université de Gulu et un de l’université de Makerere pour leurs recherches universitaires indépendantes. L’une des études portait sur la compréhension de la relation entre les performances scolaires, l’alimentation scolaire et l’absentéisme. Ils ont expliqué comment le système a permis de mettre en évidence les défis éducatifs dans le district qui ont fourni des domaines d’intérêt pour la recherche de certains de leurs stagiaires et agents de mise à niveau.

Tirer les leçons de la santé et s’adapter à l’éducation

Au cours des dix dernières années, le HISP Ouganda a acquis une expertise et des bonnes pratiques dans la mise-en-œvre du DHIS2 dans le domaine de la santé en Ouganda. Les partenaires du secteur de la santé ont travaillé en étroite collaboration avec le ministère de la santé pour harmoniser les besoins en données dans les outils standard du système d’information sanitaire (SGIS) et ont soutenu le déploiement national du DHIS2 dans tous les districts. Tirant les leçons de ces bonnes pratiques, le projet DHIS2-DEMIS a collaboré avec les partenaires nationaux de l’éducation et les différents services utilisateurs du ministère de l’éducation et des sports, tels que le genre, les ressources humaines, l’unité de santé scolaire, les besoins spéciaux et le programme d’alimentation scolaire, afin de mettre au point un outil trimestriel intégré qui harmonise tous leurs besoins en matière de données. La collecte de données de routine a ensuite été facilitée à l’aide de ce nouvel outil trimestriel intégré. Celui-ci permet la collecte de données auprès des écoles dans un format standardisé et l’analyse complète des indicateurs sur les inscriptions, les infrastructures, les ressources humaines, l’alimentation scolaire ainsi que des indicateurs spécifiques au programme sur l’égalité des sexes, les apprenants ayant des besoins spéciaux et les enfants orphelins (OEV). Les données sont essentielles pour éclairer la prise de décision dans le secteur de l’éducation. Les systèmes traditionnels d’information sur la gestion de l’éducation (EMIS) ont tendance à transférer les données des écoles vers les niveaux national et mondial, avec des possibilités limitées d’utilisation pour résoudre les problèmes aux niveaux inférieurs tels que les écoles et les districts. En outre, les systèmes de données ne produisent généralement pas de rapports détaillés sur ce qui se passe dans les écoles. Cela signifie que des problèmes majeurs d’efficacité et d’équité sont souvent ignorés. En Ouganda, les données de l’EMIS ont été collectées à l’aide de formulaires de recensement scolaire annuel et gérées de manière centralisée, la saisie des données et l’analyse étant effectuées au siège du ministère de l’éducation et des sports (MoES). Les données ont été diffusées par le biais d’annuaires statistiques et de fiches d’information. Cette gestion centralisée des données a entraîné un manque d’accès opportun aux données dans les districts et les écoles, en raison des délais (6 à 9 mois) entre la collecte, la saisie, l’analyse et la diffusion des données. Avant la mise-en-œvre du projet, le MES avait effectué pour la dernière fois le recensement scolaire annuel en 2017. Cela a créé un grand manque de données, les districts s’appuyant fortement sur des feuilles Excel et du papier pour gérer leurs données. Les partenaires et l’équipe nationale ont effectué des appels de données ad hoc auprès des districts pour collecter des données lorsque cela était nécessaire. Cela a non seulement créé une charge de collecte de données pour les districts, mais a entraîné des problèmes de qualité des données, une duplication des efforts et un gaspillage des ressources. Depuis 2019, HISP Ouganda et Save the Children Ouganda, en partenariat avec le MoES, ont été soutenus par Norad et GPE KIX pour mettre-en-œvre DHIS2-DEMIS en tant que SIGE décentralisé dans 4 districts en Ouganda. Le système a été conçu pour soutenir la saisie, l’analyse et la présentation des données sur l’éducation et renforcer les capacités locales pour améliorer la diffusion et l’utilisation des données à tous les niveaux du secteur de l’éducation.

Approche

Un atelier d’harmonisation des besoins en données a été organisé avec des représentants de l’unité chargée de l’égalité des sexes, de la santé scolaire, des besoins spéciaux, des ressources humaines et des départements de planification du MES et des ONG (Save the Children, PlayMatters et WarChild). Les outils intégrés de collecte de données pour le préprimaire et le primaire ont été développés et examinés par les acteurs concernés au niveau national, du district et de l’école avant d’être approuvés par le MES pour une mise-en-œvre dans 10 sites. Cela a permis de s’assurer que les données de routine des districts et des écoles étaient également saisies. Les outils papier ont été paramétrés dans DHIS2-DEMIS et les équipes éducatives des districts ont été réorientées sur les outils et sur la manière de saisir les données trimestrielles en utilisant le web et les appareils Android. Des vidéos pour les utilisateurs finaux ont été développées et partagées avec les sites de mise-en-œvre pour faciliter l’accès en cours d’emploi à des rafraîchissements sur la saisie des données et l’analyse des données trimestrielles. En raison de la forte rotation du personnel, ces vidéos permettront également d’orienter les nouveaux employés, les bénévoles et les stagiaires rattachés au département de l’éducation du district qui soutiennent les activités du projet.

Résultats

Après l’orientation, les sites de mise-en-œvre ont pu collecter les données des trimestres II et III pour l’année scolaire 2022. L’équipe de projet a effectué des visites de supervision de soutien dans les districts afin de renforcer davantage les capacités des équipes éducatives des districts et de suivre les rapports des écoles en temps opportun. Un atelier d’examen du projet et d’utilisation des données a été organisé en janvier 2023 pour examiner les progrès réalisés dans la mise-en-œvre et l’utilisation des données trimestrielles. Pour faciliter l’analyse et l’utilisation des données, des tableaux de bord départementaux individuels et un tableau de bord de district ont été configurés dans DHIS2-DEMIS. Cela permet de visualiser les indicateurs relatifs à l’inscription des apprenants, aux apprenants ayant des besoins spéciaux, à l’eau, à l’assainissement et à l’hygiène, aux infrastructures, aux questions de genre telles que l’inscription des mères adolescentes/adolescentes et des jeunes filles enceintes. Les indicateurs liés au genre sont importants pour évaluer l’impact de COVID-19 sur l’apprentissage et le programme de réintégration des mères adolescentes dans les écoles. L’absentéisme et les raisons de quitter l’école, telles que les problèmes de discipline, le déménagement, les mariages forcés, le handicap et l’absence de frais de scolarité, font partie des indicateurs d’avertissement précoce analysés pour le suivi de l’abandon scolaire.

La visualisation des indicateurs sur les tableaux de bord a permis aux districts et aux écoles de concevoir des interventions immédiates et de solliciter le soutien de partenaires pour relever les défis. Par exemple, dans la ville de Gulu, le bureau de l’éducation, avec le soutien de partenaires, organise des débats radiophoniques et des podcasts pour sensibiliser la communauté à l’importance de maintenir les enfants et les adolescents à l’école. Les résultats des examens de fin d’études primaires de l’Office national des examens ont été importés dans le système pour permettre une analyse plus détaillée au-delà du taux de réussite et de l’indice de performance du district. Les indicateurs supplémentaires saisis comprennent les performances de l’école par division, par matière et par sexe. Cela permet aux districts d’aider les écoles à concevoir des plans d’amélioration holistiques pour résoudre des problèmes de performance spécifiques.

La visualisation des indicateurs sur les tableaux de bord a permis aux districts et aux écoles de concevoir des interventions immédiates et de solliciter le soutien de partenaires pour relever les défis. Par exemple, dans la ville de Gulu, le bureau de l’éducation, avec le soutien de partenaires, organise des débats radiophoniques et des podcasts pour sensibiliser la communauté à l’importance de maintenir les enfants et les adolescents à l’école. Les résultats des examens de fin d’études primaires de l’Office national des examens ont été importés dans le système pour permettre une analyse plus détaillée au-delà du taux de réussite et de l’indice de performance du district. Les indicateurs supplémentaires saisis comprennent les performances de l’école par division, par matière et par sexe. Cela permet aux districts d’aider les écoles à concevoir des plans d’amélioration holistiques pour résoudre des problèmes de performance spécifiques. Une carte de pointage du district a été développée pour permettre la visualisation des performances sur des indicateurs spécifiques par rapport aux normes nationales établies. La carte de pointage a facilité le partage des données entre les différents acteurs concernés, tels que les services gouvernementaux, les écoles et les partenaires. Les différents acteurs concernés sont en mesure de concentrer leurs ressources sur les indicateurs les moins performants. Pour améliorer la diffusion et l’utilisation des données au niveau de l’école, Save the Children Ouganda a travaillé en étroite collaboration avec le gouvernement local du district pour concevoir des rapports sur l’état de l’école afin de diffuser les données de l’outil trimestriel aux administrateurs de l’école. Cette étape est cruciale car elle garantit que les écoles reçoivent un retour d’information sur les données qu’elles ont collectées, ce qui constitue toujours une lacune majeure dans le secteur de l’éducation. Les écoles peuvent utiliser les informations contenues dans les rapports sur la situation des écoles pour informer leurs plans d’amélioration, par exemple pour relever les défis liés aux taux élevés d’absentéisme (enseignants et apprenants), aux taux d’abandon scolaire, pour identifier le soutien nécessaire aux apprenants ayant des besoins particuliers, etc. La disponibilité de données de routine actualisées a facilité la planification et a permis aux districts d’utiliser les données pour répondre à leurs besoins et rendre compte plus efficacement. De nombreux cas d’utilisation des données ont été présentés par les districts lors d’un examen du projet et d’un atelier sur l’utilisation des données.

Les défis de la mise-en-œvre

• Rapports intermittents : Les districts ont tendance à bien communiquer au cours d’un trimestre par rapport aux autres trimestres. En outre, les districts ont indiqué des taux de signalement faibles de la part des établissements privés.
• Une couverture limitée : Avec seulement 10 sites de mise-en-œvre sur 175 sites administratifs. Les outils sont également limités aux niveaux pré-primaire et primaire, et non au niveau secondaire, alors que les problèmes de grossesses chez les adolescentes sont plus fréquents dans le premier cycle du secondaire. L’unité chargée des questions d’égalité entre les hommes et les femmes a exprimé le souhait que ces données soient collectées dans les écoles secondaires du premier cycle au niveau national.
• Capacité limitée en ressources humaines pour soutenir la saisie des données 3 fois par an : Les départements de l’éducation des districts manquent de statisticiens et de commis aux données. Le projet a dû faire appel à des inspecteurs scolaires, des bénévoles et des secrétaires pour la saisie des données, ce qui n’est pas durable en raison des conflits de rôles, de la charge de travail et de la forte rotation du personnel.

Enseignements tirés pour informer la communauté mondiale de l’éducation

• L’harmonisation des différents besoins en données dans un outil intégré standardisé réduit les doublons et améliore l’utilisation de ressources limitées. Cela minimise la charge de la collecte de données aux niveaux inférieurs, réduisant ainsi la nécessité d’appels de données ad hoc.
• La diffusion des données et le retour d’information vers ceux qui collectent les données sont essentiels pour améliorer l’utilisation des données et les performances aux niveaux inférieurs.
• Le renforcement des capacités du personnel des districts est essentiel pour améliorer l’utilisation des données. La capacité des districts à collecter, analyser et partager des données avec les acteurs concernés a démontré le rôle crucial des bureaux d’éducation de district dans l’amélioration de la prestation de services éducatifs grâce à une planification et une allocation des ressources fondées sur des données probantes.
• Les données sur l’éducation restent fragmentées avec le déploiement de multiples outils et systèmes de collecte de données sans être intégrées ou alignées dans un seul système pour une analyse complète ou un partage des données. De nombreux partenaires du développement de l’éducation collectent des données dans leurs propres systèmes, sans qu’il y ait d’arène pour le partage des données. Cette situation exacerbe les doubles emplois et la confusion. Par exemple, la plupart des systèmes ou outils collectent les chiffres des inscriptions dans les écoles, mais ces chiffres ont tendance à varier en fonction de la personne qui collecte les données et de l’usage qui en sera fait.
• La décentralisation de la collecte, de la saisie et de l’analyse des données améliore la qualité des données et leur appropriation au niveau du district. Les districts sont les plus proches des écoles et peuvent facilement vérifier ou suivre les problèmes de qualité des données par rapport aux équipes nationales.

Recommandations

Pour assurer la durabilité et contribuer au développement d’un SIGE efficace pour les pays, il est nécessaire de continuer à mettre en œuvre, à apprendre et à documenter les meilleures pratiques dans ce domaine :

• Adopter une approche holistique de l’harmonisation des besoins et des outils de collecte de données entre les partenaires et les différents départements, divisions et directions utilisateurs au sein des ministères de l’éducation. Lorsque cela n’est pas possible, il convient d’explorer et de documenter les possibilités de partage des données.
• La diffusion des données aux niveaux inférieurs devrait être prioritaire. Les personnes qui collectent les données devraient recevoir un retour d’information en temps utile, afin de pouvoir l’utiliser pour relever les défis locaux et répondre aux besoins en matière de données. Cela peut permettre de cultiver une culture dans laquelle la collecte de données ne sert pas uniquement à établir des rapports, mais aussi à prendre des mesures.
• Continuer à tirer parti des meilleures pratiques en matière de santé et d’adoption d’applications au sein de la Communauté Pratique DHIS2 pour l’éducation, qui sont développées sur la base des réalités locales. Cela peut prendre la forme de rapports par SMS pour les données de fréquentation, de saisie des données au niveau de l’école à l’aide de téléphones mobiles et de numérisation des rapports sur l’état de l’école pour l’engagement de la communauté. Cette démarche, associée à un renforcement continu des capacités, peut aider les acteurs concernés à tous les niveaux à accéder aux données sur l’éducation et à les utiliser d’une manière qui leur soit utile et bénéfique.