Mejorar la publicación de los resultados escolares en Togo

Publicación de los Resultados Escolares en Togo: El caso del Ministerio de Educación Primaria, Secundaria y Técnica

Aunque las crisis de Togo han obstaculizado el progreso de la educación, el gobierno ha seguido empeñado en desarrollar estrategias educativas eficaces. El progreso del sistema educativo de Togo implica abordar varios retos. Entre ellos, el bajo acceso y los problemas de equidad en las zonas rurales, las bajas tasas de finalización de la enseñanza secundaria y la escasa cobertura de los programas de alfabetización. La estrategia educativa 2014-2025 del gobierno se centra en cuatro objetivos clave: (i) desarrollar una educación básica de calidad para lograr la enseñanza primaria universal en 2022, (ii) ampliar la cobertura de la enseñanza preescolar en los entornos rurales y más pobres, (iii) desarrollar el segundo ciclo de la enseñanza secundaria, técnica, profesional y superior de calidad, y (iv) reducir la tasa de analfabetismo. El plan del sector educativo de Togo esboza varios principios rectores, uno de los cuales incluye: Mejorar la gestión y la gobernanza del sistema educativo mediante la implementación de un sistema de información fiable, la descentralización de la gestión y el aumento de la responsabilidad y la transparencia (GPE, 2024). Un ámbito en el que los países se esfuerzan por equilibrar la transparencia, la privacidad y el acceso es el de los resultados de los exámenes. Antes del reciente aumento de la atención prestada a la protección de la información personal, muchos países publicaban los resultados de los exámenes en plataformas de medios de comunicación, con los alumnos identificados mediante números de identidad. En muchos países, ahora se exige a los alumnos que obtengan su declaración de resultados en los centros a los que asisten o que accedan a través de portales en línea de las juntas examinadoras, lo que favorece una mayor privacidad pero puede dar lugar a problemas de acceso en función de la infraestructura tecnológica de cada país, lo que crea una demanda de soluciones innovadoras que se adapten al contexto local.

Antes de 2007, el proceso de exámenes escolares en Togo se gestionaba manualmente. Este enfoque tenía varias limitaciones e ineficiencias, y de 2007 a 2023 se produjo un cambio significativo al informatizarse el proceso.

Cada año, unos 498.000 candidatos se presentan a los tres exámenes escolares principales en todo Togo (Annuaire Statistiques scolaires, 2023). A partir de 2024, los resultados de los exámenes se recogen y almacenan en una base de datos nacional DHIS2. A pesar del avance hacia la informatización, persistían los retos. Con la consulta manual, existía el elevado coste de imprimir las listas y el reto logístico de transportar estas listas desde la oficina central a los distintos centros de todo el país. Los candidatos tenían que desplazarse a estos centros para comprobar sus resultados, lo que a menudo provocaba listas dañadas por estudiantes descontentos y aglomeraciones en torno a los tablones de anuncios. Cuando se introdujo la consulta por SMS, surgieron nuevos problemas. El sistema se congestionaba a menudo durante la publicación de resultados, lo que provocaba lentitud en la respuesta del servidor. El elevado coste del uso del SMS era una carga para el ciudadano medio, y a muchos padres les resultaba difícil utilizar el proceso.

Solución propuesta

Teniendo en cuenta los datos de la Autoridad Reguladora de Comunicaciones Electrónicas y Correos, con más de 5,8 millones de suscripciones móviles y una tasa de penetración de la telefonía móvil del 75,55%, se propuso una nueva solución: la consulta a través de un Chatbot de WhatsApp, vinculado a una base de datos DHIS2 donde se almacenan los resultados de los exámenes a nivel individual de los estudiantes. Este método ofrece una consulta gratuita y tiempos de respuesta rápidos. WhatsApp es ampliamente utilizado por los estudiantes, por lo que es una plataforma accesible para el anuncio de resultados. El coste es mínimo, los resultados están disponibles 24 horas al día, 7 días a la semana, y el proceso es más fácil de usar que el tradicional SMS.

Funcionalidad y experiencia del usuario

El Chatbot de WhatsApp ofrece un proceso ágil y eficaz para la consulta de resultados:

1. Interacción con los estudiantes: Los estudiantes envían su número de examen y su nombre al chatbot.
2. Verificación: El chatbot verifica la información con la base de datos DHIS2.
3. Anuncio de resultados: Una vez verificados, el chatbot envía los resultados al alumno por WhatsApp.

Este proceso se ha diseñado para que sea fácil de utilizar, garantizando que incluso las personas con conocimientos técnicos limitados puedan acceder fácilmente a los resultados de sus exámenes. A medida que los datos educativos se digitalizan, es crucial garantizar la privacidad y la seguridad. El sistema DHIS2 utilizado por el Chatbot de WhatsApp se adhiere a estrictas normas de protección de datos, ofreciendo una plataforma segura para manejar información sensible.

Pasos del desarrollo

El desarrollo del Chatbot de WhatsApp implicó varios pasos clave. Fue necesario configurar la API de WhatsApp para dar soporte al chatbot y garantizar que pudiera gestionar un gran volumen de consultas. El equipo informático del Ministerio de Educación colaboró con desarrolladores de HISP África Occidental y Central para crear el chatbot. El chatbot se programó para interactuar con los estudiantes recibiendo sus números de examen y nombres, verificando esta información con la base de datos almacenada en la instancia DHIS2 Nacional de Educación, y enviando rápidamente los resultados por WhatsApp. Antes de su despliegue, el chatbot se sometió a pruebas exhaustivas para identificar y resolver cualquier problema potencial. Esto incluyó pruebas de estrés para garantizar que el sistema pudiera gestionar un tráfico elevado durante los periodos de máxima publicación de resultados antes de que el chatbot se desplegara en junio de 2024.

Impacto y reacciones

El despliegue del Chatbot de WhatsApp el 16 de junio de 2024 fue recibido con un número considerable de consultas y comentarios positivos de los usuarios. El nuevo sistema mejoró significativamente la accesibilidad y la eficacia de la publicación de resultados. Los estudiantes y los padres apreciaron la comodidad de recibir los resultados directamente en sus teléfonos sin incurrir en costes adicionales. El éxito de esta iniciativa representa un hito importante en el proceso de hacer más eficaz y accesible la publicación de los resultados de los exámenes. También sirve de modelo para otros países que se enfrentan a retos similares en la gestión de los resultados educativos.

El paso de un sistema manual e ineficiente a una solución moderna y digital para gestionar los resultados de los exámenes escolares en Togo ilustra el poder transformador de la tecnología en la educación. El Chatbot de WhatsApp representa un avance significativo para hacer que los resultados educativos sean más accesibles y transparentes. Al abordar los retos del coste, la accesibilidad y la congestión de los servidores, esta solución innovadora ha establecido un nuevo estándar para la publicación de resultados en Togo.

El éxito de esta iniciativa pone de relieve la importancia de aprovechar las tecnologías existentes, como los teléfonos móviles y las populares plataformas de mensajería, para mejorar los servicios educativos. A medida que el sistema siga evolucionando con futuras mejoras, tiene el potencial de democratizar aún más el acceso a la información educativa y apoyar los objetivos más amplios de la estrategia educativa de Togo.