Uso de DHIS2 para planificar la distribución del profesorado y la construcción de colegios en Togo

Para los responsables de educación de las direcciones regionales de Togo, decidir dónde destinar a un profesor, qué colegio reparar primero o en qué aulas hacía falta mobiliario significaba basarse en los informes anuales elaborados a nivel central. Los colegios registraban sus datos en formularios en papel, que se enviaban a las inspecciones para que los introdujeran en StatEduc, la aplicación estadística que gestiona el censo anual. Los resultados salían a la luz meses después en un informe nacional del sector que casi nadie de los que habían recopilado los datos llegaba a leer.

El retraso se debió a cómo se había diseñado el sistema de información para la gestión educativa (EMIS) de Togo. El sistema se basaba en el censo escolar anual y estaba pensado para generar solo un informe estadístico anual, que es lo que hacía. Pero el personal regional y de inspección toma decisiones durante el curso escolar, y se quedaba en gran medida al margen de ese ciclo de información. Los datos solo circulaban en una dirección: hacia arriba.

Para solucionar esto, el Ministerio de Educación Nacional de Togo incorporó DHIS2 como una capa analítica sobre StatEduc, su sistema de censo ya establecido, e introdujo un módulo digital de observación escolar para los inspectores. Ahora, las direcciones regionales pueden analizar por sí mismas los datos del censo —desde la distribución del profesorado y las necesidades de infraestructura hasta la microplanificación y la asignación de recursos— en lugar de tener que esperar a los resúmenes que se preparan a nivel nacional.

Ese éxito ha generado ahora nuevas necesidades de datos dentro del sistema educativo. El personal que depende de esos datos los necesita con más frecuencia de la que permite un ciclo anual.

Estas conclusiones provienen de un viaje de estudio realizado en abril de 2026 a Togo y Gambia, que forma parte del proyecto «Empoderar a los distritos y las escuelas con datos», un proyecto financiado a través del Intercambio de Conocimiento e Innovación de la Alianza Global para la Educación (GPE KIX) y coordinado por el Centro HISP de la Universidad de Oslo, con el apoyo de HISP África Occidental y Central para la implementación. El trabajo de Togo con DHIS2 también ha contado con el apoyo de la Agencia Noruega de Cooperación para el Desarrollo (Norad). El equipo se reunió con responsables a nivel nacional, regional y de inspección; las conclusiones reflejan sus testimonios más que una evaluación cuantitativa del rendimiento del sistema.

Aprovechar StatEduc para mantener intacto el sistema del censo

El EMIS de Togo, conocido localmente como SIGE (Système d’Information pour la Gestion de l’Éducation), se fue desarrollando con el tiempo a medida que el ministerio pasaba de sistemas digitales anteriores, como CSPro, a StatEduc para el censo escolar anual, y luego incorporó DHIS2 para mejorar el análisis, la visualización y la difusión.

StatEduc, una aplicación de estadísticas educativas que se usa en unos 20 países, sigue siendo la herramienta de recopilación de datos. DHIS2 procesa la información recopilada y la presenta en tableros, mapas, tablas dinámicas e informes analíticos que abarcan indicadores como la inscripción por nivel educativo, la ratio profesor-alumno y las tasas de aprobados en los exámenes nacionales, desglosados por género y situación de discapacidad. Estos productos están disponibles en todos los niveles administrativos, no solo para el equipo central de estadística, y las cifras actuales se pueden comparar con datos históricos para mostrar las tendencias.

Los equipos regionales explicaron que utilizan el sistema para analizar la distribución del profesorado, identificar las necesidades de infraestructura, establecer prioridades en la construcción de colegios, detectar los colegios que necesitan reformas, evaluar las necesidades de aulas y mobiliario, realizar la microplanificación regional y asignar recursos. Antes, ese análisis dependía de la administración central, pero con DHIS2, el personal regional ahora puede hacerlo por su cuenta.

Como DHIS2 se integró en el sistema ya existente, el ministerio conservó los procesos y los conocimientos institucionales que ya funcionaban, evitando al mismo tiempo el riesgo de sustituir por completo un sistema de censo ya consolidado. Además, esto creó una dependencia: la capa analítica solo está tan actualizada como lo estén los datos que le proporciona la capa de censo.

Adaptar el proceso de observación escolar a la realidad de una visita al aula

El formulario digital que los inspectores rellenaban durante las visitas a los colegios resultó más difícil de usar de lo que se esperaba. Los inspectores visitan los colegios para comprobar las cifras que estos facilitan para el censo y las introducen en StatEduc, así que su trabajo influye tanto en la calidad de los datos como en la rapidez con la que llegan a los responsables de la planificación. La misión de Togo descubrió que la formación impartida años atrás nunca se había repetido, que había muy pocos dispositivos para todos y que el formulario de observación no se adaptaba a las condiciones en las que se utilizaba.

Los problemas eran de carácter práctico. El formulario es largo y la visita al aula es breve. Las baterías se agotan y no siempre hay electricidad para recargarlas. Los inspectores estaban dispuestos a trabajar de forma digital, pero rellenar el formulario requería más tiempo con el dispositivo del que permitía la observación en el colegio.

La misión puso de manifiesto que lo que hacía falta era rediseñar el formulario, más que añadir tecnología: un formulario más corto, menos preguntas, la posibilidad de rellenarlo sin necesidad de conexión a Internet y una distinción entre las notas rápidas que se toman en clase y el informe más extenso que puede esperar.

El uso habitual ha generado una demanda adicional de datos fuera del ciclo anual de presentación de informes

La cuestión que más se planteó durante las visitas sobre el terreno vino de los usuarios que llevaban un año trabajando con la plataforma. Tanto los inspectores como el personal regional querían actualizaciones con más frecuencia de la que ofrece el ciclo anual del censo. Antes, el ciclo anual no se veía como un problema, pero cuando la gente empezó a usar de verdad los datos para tomar decisiones a lo largo del año, la espera se convirtió en la limitación más acuciante.

El tiempo que pasa desde que un colegio envía sus cifras hasta que esa información está disponible en DHIS2 se ha convertido en el cuello de botella, y el problema viene de los procesos de recogida y validación de datos, no de la plataforma en sí. DHIS2 muestra lo que le mandan, cuando se lo mandan. Lo que determina el tiempo de espera es cuándo se recopilan los datos, la rapidez con la que se realizan las validaciones y cuánto tiempo tardan los datos validados en llegar a DHIS2. Son cuestiones institucionales y de recursos, y son más difíciles de resolver que crear tableros.

La respuesta no es sacrificar la validación en aras de la rapidez. Se trata de acortar la distancia entre ambas. Como es en esa distancia donde se acumula el retraso, la primera recomendación de la misión fue reforzar la interoperabilidad entre StatEduc y DHIS2, para que los datos censales validados lleguen a la capa analítica mediante una transferencia optimizada, en lugar de pasos manuales.

De cara al futuro: cursos de actualización, rediseño de los procesos de trabajo y revisiones periódicas de los tableros

Además de la interoperabilidad, entre las prioridades identificadas durante la misión se incluyen la formación de actualización y la tutoría, en lugar de una formación inicial puntual; ampliar las habilidades analíticas más allá de un pequeño grupo de especialistas; rediseñar el flujo de trabajo de observación escolar junto con los inspectores que lo utilizan; e incorporar los tableros de control de DHIS2 a la agenda habitual de las reuniones de planificación nacionales y regionales, para que el análisis de los datos forme parte del ciclo de planificación en lugar de ser una actividad puntual.

Dos de las conclusiones de la misión tienen aplicación más allá de Togo. En primer lugar, la puntualidad es un aspecto importante de la calidad de los datos. La información que, aunque sea precisa, llega demasiado tarde tiene un valor limitado para las decisiones que se toman durante el curso escolar. En segundo lugar, el acceso a los datos no implica necesariamente que se utilicen. Los tableros son un paso importante, pero el uso sostenido de los datos depende de las habilidades analíticas, los incentivos institucionales, el liderazgo y la integración del análisis de datos en la planificación. En ambos aspectos, la misión en Togo concluyó que es más probable lograr avances adicionales reforzando los procesos institucionales y la participación de los usuarios que añadiendo funciones técnicas.

SOBRE ESTA SERIE: Esta entrada forma parte de una serie de publicaciones que recogen el viaje de estudio de la GPE KIX para el proyecto «Empoderar a los distritos y las escuelas con datos». El proyecto lo coordina el Centro HISP de la Universidad de Oslo y finaliza en noviembre de 2026.