Utilisation de DHIS2 pour planifier l’affectation des enseignants et la construction d’écoles au Togo

Pour les responsables de l’éducation des directions régionales du Togo, décider où affecter un enseignant, quelle école réparer en priorité ou quelles salles de classe avaient besoin de mobilier impliquait de s’appuyer sur les rapports annuels établis au niveau central. Les établissements scolaires consignaient leurs données sur des formulaires papier, qui étaient ensuite transmis aux services d’inspection pour être saisis dans StatEduc, l’application statistique utilisée pour le recensement annuel. Les résultats étaient publiés plusieurs mois plus tard dans un rapport national sur le secteur, que rares étaient ceux qui avaient généré ces données à lire.

Ce retard était dû à la manière dont le système d’information sur la gestion de l’éducation (EMIS) du Togo avait été conçu. Ce système s’articulait autour du recensement scolaire annuel et était conçu pour produire uniquement un rapport statistique annuel, ce qu’il faisait effectivement. Or, le personnel régional et celui des services d’inspection prennent des décisions au cours de l’année scolaire, et ils se trouvaient largement en dehors de ce cycle d’information. Les données ne circulaient que dans un seul sens : vers le haut.

Pour remédier à cette situation, le ministère de l’Éducation nationale du Togo a intégré DHIS2 en tant que couche analytique à StatEduc, son système de recensement déjà en place, et a mis en place un module numérique d’observation des établissements scolaires destiné aux inspecteurs. Les directions régionales peuvent désormais analyser elles-mêmes les données du recensement — qu’il s’agisse de la répartition des enseignants, des besoins en infrastructures, de la micro-planification ou de l’affectation des ressources — plutôt que d’attendre les synthèses établies au niveau national.

Ce succès a désormais engendré de nouveaux besoins en matière de données au sein du système éducatif. Les membres du personnel qui s’appuient sur ces données souhaitent les obtenir plus fréquemment que ne le permet un cycle annuel.

Ces conclusions sont issues d’un voyage d’étude effectué en avril 2026 au Togo et en Gambie, dans le cadre du projet « Renforcer les capacités des districts et des écoles grâce aux données », un projet financé par le Programme d’échange de connaissances et d’innovation (GPE KIX) du Partenariat mondial pour l’éducation et coordonné par le Centre HISP de l’Université d’Oslo, avec le soutien pour la mise-en-œvre de HISP Afrique de l’Ouest et d’Afrique centrale. Les travaux menés par le Togo sur DHIS2 ont également bénéficié du soutien de l’Agence Norvégienne pour la Coopération au Développement (NORAD). L’équipe a rencontré des responsables aux niveaux national, régional et de l’inspection ; les conclusions reflètent leurs témoignages plutôt qu’une évaluation quantitative des performances du système.

S’appuyer sur StatEduc pour préserver l’intégrité du système de recensement

Le système EMIS du Togo, connu localement sous le nom de SIGE (Système d’Information pour la Gestion de l’Éducation), s’est construit au fil du temps, à mesure que le ministère passait de solutions numériques antérieures, telles que CSPro, à StatEduc pour le recensement scolaire annuel, puis y a intégré DHIS2 afin de renforcer les capacités d’analyse, de visualisation et de diffusion.

StatEduc, une application de statistiques sur l’éducation utilisée dans une vingtaine de pays, reste l’outil de collecte de données. DHIS2 traite les données recueillies pour les présenter sous forme de tableaux de bord, de cartes, de tableaux dynamiques et de rapports analytiques couvrant des indicateurs tels que les effectifs scolarisés par niveau, les ratios enseignants/élèves et les taux de réussite aux examens nationaux, avec une désagrégation par sexe et par situation de handicap. Ces produits sont accessibles à tous les niveaux administratifs et non pas uniquement à l’équipe centrale chargée des statistiques ; les chiffres actuels peuvent être comparés aux données historiques afin de mettre en évidence les tendances.

Les équipes régionales ont expliqué qu’elles utilisaient ce système pour analyser la répartition des enseignants, identifier les besoins en infrastructures scolaires, établir les priorités en matière de construction d’écoles, recenser les établissements nécessitant une rénovation, évaluer les besoins en salles de classe et en mobilier, ainsi que pour la micro-planification régionale et l’allocation des ressources. Auparavant, cette analyse relevait de la compétence du niveau central, mais grâce à l’utilisation de DHIS2, le personnel régional peut désormais s’en charger lui-même.

Comme DHIS2 a été intégré au système existant, le ministère a conservé les processus et le savoir-faire institutionnel qui avaient déjà fait leurs preuves, tout en évitant le risque de remplacer purement et simplement un système de recensement bien rodé. Cela a également créé une dépendance : la couche analytique n’est à jour que dans la mesure où la couche de recensement lui fournit des données actualisées.

Adapter le flux de travail d’observation scolaire aux réalités d’une visite en classe

Le formulaire numérique que les inspecteurs devaient remplir lors de leurs visites dans les établissements s’est avéré plus difficile à utiliser que prévu. Les inspecteurs se rendent dans les établissements pour vérifier les chiffres que ceux-ci communiquent dans le cadre du recensement et les saisir dans StatEduc ; leur travail influe donc à la fois sur la qualité des données et sur la rapidité avec laquelle celles-ci parviennent aux responsables de la planification. La mission au Togo a constaté que la formation dispensée plusieurs années auparavant n’avait jamais été renouvelée, qu’il y avait trop peu d’appareils pour tout le monde et que le formulaire d’observation n’était pas adapté aux conditions dans lesquelles il était utilisé.

Les problèmes étaient d’ordre pratique. Le formulaire est long et la visite en classe est courte. Les batteries s’épuisent et il n’y a pas toujours d’électricité pour les recharger. Les inspecteurs étaient disposés à travailler sur support numérique, mais le formulaire nécessitait plus de temps sur un appareil que ne le permettait la durée de l’observation en classe.

Cette mission a mis en évidence la nécessité de repenser la conception du formulaire plutôt que de recourir à davantage de technologie : un formulaire plus court, moins de questions, la possibilité de le remplir sans connexion Internet, et une distinction entre les notes rapides prises en classe et le compte-rendu plus long qui peut attendre.

L’utilisation courante a généré une demande supplémentaire de données en dehors du cycle annuel de reporting

La remarque qui est revenue le plus souvent lors des visites sur le terrain émanait d’utilisateurs ayant travaillé pendant un an avec la plateforme. Tant les inspecteurs que le personnel régional souhaitaient des mises à jour plus fréquentes que ne le permet le cycle annuel du recensement. Ce cycle annuel n’était pas considéré comme un problème auparavant, mais lorsque les utilisateurs ont commencé à exploiter concrètement ces données pour prendre des décisions en cours d’année, cette attente est devenue le principal frein.

Le délai entre le moment où un établissement scolaire communique ses chiffres et celui où ces informations sont disponibles dans DHIS2 est devenu le goulot d’étranglement, et la difficulté réside dans les processus de collecte de données et de validation des données, plutôt que dans la plateforme elle-même. DHIS2 affiche tout ce qui lui est fourni, dès que cela lui est fourni. Ce qui détermine le délai d’attente, c’est le moment de la collecte de données, la rapidité avec laquelle elles sont validées et le temps que les informations validées restent en attente avant d’atteindre DHIS2. Il s’agit là de questions institutionnelles et de ressources, qui sont plus difficiles à résoudre que la mise en place d’un tableau de bord.

La solution ne consiste pas à privilégier la rapidité au détriment de la validation, mais à réduire la distance entre les deux. C’est en effet dans cette distance que s’accumulent les retards ; c’est pourquoi la première recommandation de la mission a été de renforcer l’interopérabilité entre StatEduc et DHIS2, afin que les données de recensement validées parviennent à la couche analytique grâce à un transfert rationalisé, plutôt que par des étapes manuelles.

Perspectives d’avenir : formations de remise à niveau, refonte des flux de travail et examens réguliers des tableaux de bord

Outre l’interopérabilité, les priorités identifiées au cours de la mission comprennent la formation de mise à niveau et le mentorat plutôt qu’une formation initiale ponctuelle ; l’élargissement des compétences analytiques au-delà d’un petit groupe de spécialistes ; la refonte du flux de travail d’observation scolaire en collaboration avec les inspecteurs qui l’utilisent ; et l’intégration des tableaux de bord DHIS2 à l’ordre du jour régulier des réunions de planification nationales et régionales, afin que l’examen des données fasse partie intégrante du cycle de planification plutôt que de constituer une activité ponctuelle.

Deux des conclusions de la mission s’appliquent au-delà du Togo. Premièrement, la promptitude des données constitue un élément important de leur qualité. Des informations exactes mais qui parviennent trop tard n’ont qu’une valeur limitée pour les décisions prises au cours de l’année scolaire. Deuxièmement, l’accès aux données ne conduit pas nécessairement à leur utilisation. Les tableaux de bord constituent une étape importante, mais l’utilisation durable des données dépend des compétences analytiques, des incitations institutionnelles, du leadership et de l’intégration de l’analyse des données dans la planification. Sur ces deux points, la mission au Togo a constaté que de nouveaux progrès seraient plus susceptibles de résulter du renforcement des processus institutionnels et de l’engagement des utilisateurs que de l’ajout de fonctionnalités techniques.

À PROPOS DE CETTE SÉRIE : Cet article fait partie d’une série de publications rendant compte du voyage d’étude organisé par le GPE KIX dans le cadre du projet « Renforcer les capacités des districts et des établissements scolaires grâce aux données ». Ce projet est coordonné par le Centre HISP de l’Université d’Oslo et s’achèvera en novembre 2026.